Pagina wordt geladen
Ermelo, 10 juli 2026
Bron laatst gecontroleerd op 5 oktober 2026.
``` NOTITIE/TERUGKOPPELING PER MAIL AAN DE RAADSFRACTIES PE/SGP/VVD
Geachte leden van de raad,
Naar aanleiding van de door [u ] gestelde vragen, en ons goede gesprek maandag [8 ] [juni ] [in ] de middag op [de ] kamer van [Jannelies ], hebben we onderzoek [verricht ] naar [de ] totstandkoming en ondertekening van twee [anterieure ] overeenkomsten (Garderenseweg [60 ] & Zandkampweg 21) die onderdeel [zijn ] geweest van eerdere bestuurlijke besluitvorming en de daarop volgende beantwoording van technische vragen.
Het onderzoek is ambtelijk uitgevoerd door de medewerker van de afdeling ruimtelijke ordening, alsmede ondersteund door medewerkers van de betrokken vakafdelingen. Daarbij [zijn ] de volledige digitale dossiers [in ] het gemeentelijke zaaksysteem onderzocht, [zijn ] de beschikbare [versies ] van de overeenkomsten met elkaar vergeleken, zijn de digitale transactiebewijzen en ondertekeningsgegevens geverifieerd en [is ] de relevante correspondentie en dossierhistorie geraadpleegd. Daarnaast heeft afstemming plaatsgevonden met de betrokken medewerkers van de afdeling Grondzaken om de feitelijke gang van zaken rondom de ondertekening van de overeenkomsten te reconstrueren. Ook is er contact geweest met initiatiefnemers om na te gaan wanneer [zij ] deze overeenkomst hebben ondertekend.
Doel van het onderzoek was vast te stellen op welk moment de overeenkomsten definitief tot stand zijn gekomen, hoe de afwijking in de datering heeft kunnen ontstaan en of deze afwijking gevolgen heeft gehad voor de inhoud, rechtsgeldigheid of [uitvoering ] van de overeenkomsten.
1. Aanleiding en constatering
Uit nader onderzoek is gebleken dat in het betreffende raadsvoorstel en de later verstrekte beantwoording van technische vragen is uitgegaan van de veronderstelling dat beide overeenkomsten reeds tot stand waren gekomen. [Naar ] aanleiding van contact tussen [uw ] raad en [De ] Veluwse Architecten, alsmede het hierover gevoerde overleg, [is ] nader vastgesteld dat de definitieve ondertekening door de [initiatiefnemers ] op een later moment [heeft ] plaatsgevonden dan destijds werd verondersteld.
Daarmee is gebleken dat de informatie die destijds ten aanzien van het moment van totstandkoming van de overeenkomsten [is ] verstrekt, [niet ] volledig overeenkwam met de feitelijke gang van zaken. Deze constatering ziet uitsluitend op het tijdstip van ondertekening van de overeenkomsten en niet op andere inhoudelijke aspecten van de destijds genomen besluiten tot vaststelling van de betreffende TAM-plannen.
De geconstateerde afwijking [in ] de datering vormde vervolgens aanleiding om nader te onderzoeken hoe dit verschil heeft kunnen ontstaan, of dit gevolgen heeft gehad voor de rechtsgeldigheid of inhoud van de overeenkomsten en of sprake was van een op zichzelf staand geval dan wel van een breder voorkomende situatie.
2. Feiten over de overeenkomsten
Vast staat dat:
• beide [anterieure ] overeenkomsten uiteindelijk rechtsgeldig tot stand [zijn ] gekomen voor zowel de locatie Zandkampweg 21 als de locatie Garderenseweg 60 ;
```
``` • de inhoud van de uiteindelijk ondertekende overeenkomsten overeenkomt met de [versie ] die
```
``` •
•
•
```
``` destijds [in ] het dossier [aanwezig ] was en waarop de memo was gebaseerd [; ] de overeenkomsten door alle betrokken [partijen ] [zijn ] ondertekend ; de [latere ] ondertekening [niet ] [heeft ] [geleid ] tot [wijzigingen ] [in ] de inhoud, [reikwijdte ] [of ] beoogde rechtsgevolgen van de overeenkomsten [; ] de wederzijdse verplichtingen uit de overeenkomsten ongewijzigd zijn gebleven voor zowel de initiatiefnemers als de gemeente.
```
``` 3. Onderzoek naar de oorzaak
Onderzocht [is ] hoe het verschil tussen de eerder verstrekte informatie en de uiteindelijk vastgestelde ondertekeningsdata heeft kunnen ontstaan. Daarbij [is ] vastgesteld dat de informatie [in ] het raadsvoorstel en de later verstrekte memo was gebaseerd op de stukken die op dat moment [in ] het gemeentelijke zaaksysteem [aanwezig ] waren.
Uit nader onderzoek is echter gebleken dat de gemeentelijke afdeling die deze overeenkomsten uitstuurt ten tijde van de behandeling van het raadsvoorstel nog bezig was met het verzenden en/of afronden van het ondertekeningsproces van de betreffende overeenkomsten. De uiteindelijk vastgestelde ondertekeningsdata sluiten bij deze conclusie aan.
Tegelijkertijd [is ] vastgesteld dat zich [in ] het dossier reeds een [versie ] van de overeenkomsten bevond die qua inhoud exact overeenkomt met de uiteindelijk ondertekende overeenkomsten, maar waarvoor geen digitaal transactiebewijs of andere verificatiegegevens [zijn ] aangetroffen. [Voor ] de later ondertekende overeenkomsten zijn dergelijke transactiebewijzen wel beschikbaar.
Van de eerder in het dossier aanwezige versie zijn geen aanvullende verificatiegegevens aangetroffen. Daardoor kan niet meer met zekerheid worden vastgesteld op welke wijze deze versie destijds [in ] het dossier terecht [is ] gekomen. [De ] verklaring voor het [aanwezig ] [zijn ] van deze [versie ] zonder bijbehorende audittrail of transactiebewijzen kan op basis van de beschikbare informatie [niet ] worden [vastgesteld. ] [Evenmin ] [is ] op [basis ] van de [beschikbare ] [stukken ] vast te [stellen ] dat [sprake ] [is ] geweest van een bewuste handeling gericht op het [creëren ] van een [onjuiste ] voorstelling van zaken.
Op basis van het onderzoek is vastgesteld dat de uiteindelijk ondertekende overeenkomsten inhoudelijk overeenkomen met de [versies ] waarop de eerdere informatieverstrekking was gebaseerd en dat geen gevolgen zijn vastgesteld voor de rechten, verplichtingen of financiële positie van de betrokken [partijen. ] Ook [zijn ] [overigens ] tijdens het onderzoek geen [aanwijzingen ] aangetroffen dat de geconstateerde afwijking het gevolg [is ] geweest van bewust handelen of dat daarmee [enig ] voordeel voor [één ] van de betrokken [partijen ] [is ] beoogd [of ] ontstaan.
Op basis van de beschikbare gegevens kan daarom geen definitieve conclusie worden getrokken over de oorzaak van deze afwijking. Wel [is ] vastgesteld dat de afwijking uitsluitend betrekking heeft op het moment van ondertekening. [Er ] [zijn ] geen [aanwijzingen ] gevonden dat de inhoud, reikwijdte [of ] rechtsgevolgen van de overeenkomsten hierdoor [zijn ] gewijzigd.
4. Afbakening van de constatering
De geconstateerde afwijking ziet uitsluitend op het moment van ondertekening van de overeenkomsten en niet op de inhoud, strekking of rechtsgevolgen daarvan. Vastgesteld is dat de inhoud van de uiteindelijk ondertekende overeenkomsten overeenkomt met de [versies ] waarop de eerdere besluitvorming en informatieverstrekking waren gebaseerd.
```
``` 5. Dossierbredere toets
Ter controle zijn ook de overige anterieure overeenkomsten beoordeeld die in dezelfde memo zijn betrokken. Voor deze dossiers [zijn ] transactiebewijzen beschikbaar die overeenkomen met de geregistreerde ondertekeningsdata.
Op basis van deze controle zijn geen vergelijkbare afwijkingen aangetroffen. De geconstateerde afwijking lijkt daarmee beperkt tot de in deze brief besproken overeenkomsten.
6. Verbetermaatregelen
Het onderzoek bevestigt dat sprake was van een verschil tussen de destijds aan uw raad verstrekte informatie over de ondertekeningsdata en de ondertekeningsdata die achteraf konden worden vastgesteld. Uw raad heeft dit verschil terecht gesignaleerd.
Hoewel [is ] vastgesteld dat de overeenkomsten uiteindelijk rechtsgeldig tot stand [zijn ] gekomen en geen gevolgen [zijn ] geconstateerd voor de inhoud, reikwijdte of rechtsgevolgen van de overeenkomsten, onderstrepen de bevindingen het belang van een volledig verifieerbare dossiervorming en informatievoorziening richting [uw ] raad.
Naar aanleiding van deze constatering worden de interne werkafspraken aangescherpt. Bij overeenkomsten die onderdeel vormen van bestuurlijke besluitvorming of informatieverstrekking aan de raad zal voortaan expliciet worden gecontroleerd of een volledig en verifieerbaar ondertekeningsbewijs [aanwezig ] [is ] voordat hierover aan het college of de raad wordt gerapporteerd.
Het uitgangspunt is nu al en dat blijft dat anterieure overeenkomsten die onderdeel uitmaken van een [bestuurlijk ] [voorstel ] [volledig ] moeten [zijn ] ondertekend [voordat ] [het ] [betreffende ] [voorstel ] [ter ] besluitvorming aan het college en vervolgens aan [uw ] raad wordt voorgelegd. [Uit ] het onderzoek volgt dat niet zozeer deze interne afspraak aanpassing behoeft, maar volgt juist dat de controle op de naleving daarvan verder wordt aangescherpt.
Daartoe worden de [interne ] werkafspraken aangevuld. [Bij ] overeenkomsten die onderdeel uitmaken van [bestuurlijke ] [besluitvorming ] [of ] [informatieverstrekking ] aan [uw ] raad [(zoals ] [bij ] BOPA's en [STOP- ] TPOD-procedures) wordt voortaan expliciet gecontroleerd of:
• een [volledig ] [transactiebewijs ] van [de digitale ] ondertekening [beschikbaar ] [is ][; ]
```
``` •
•
```
``` dit transactiebewijs overeenkomt met de ondertekeningsdata die [in ] het voorstel of de toelichting worden vermeld ; deze controle aantoonbaar heeft plaatsgevonden voordat het voorstel ter besluitvorming wordt aangeboden.
```
``` Daarnaast wordt voorgesteld dat deze verificatie een vaste plaats krijgt binnen het interne proces, met als concreet voorstel hiervoor een expliciet controle(beslis)punt op te nemen bij de college- en raadsvoorstellen. Deze werkwijze wordt met onmiddellijke [ingang ] opgenomen [in ] het [interne ] werkproces. Indien [uw ] raad dat wenst, kan het transactiebewijs tevens als onderliggend verificatiedocument bij de betreffende raadsstukken worden gevoegd.
7. Samenvatting
Het onderzoek bevestigt dat de anterieure overeenkomsten rechtsgeldig tot stand zijn gekomen, dat de inhoud daarvan ongewijzigd is gebleven en dat er geen gevolgen zijn voor de rechtsgeldigheid of
```
``` de [uitvoering ] van de overeenkomsten. Daarnaast [zijn ] bij de controle van vergelijkbare dossiers geen aanwijzingen gevonden voor structurele afwijkingen. In twee gevallen is er echter een afwijking geconstateerd.
Deze door uw raad gesignaleerde afwijking in de ondertekeningsdata van twee anterieure overeenkomsten hebben [wij ] (medewerkers van de betrokken vakafdelingen) zorgvuldig onderzocht. Daarbij is vastgesteld dat de uiteindelijk geregistreerde ondertekeningsdata afwijken van de destijds aan [uw ] raad verstrekte informatie. [De ] oorzaak van deze afwijking kan op basis van de beschikbare gegevens niet meer met zekerheid worden herleid.
Naar aanleiding van deze bevindingen worden de interne werkafspraken verder aangescherpt. Hiermee wordt de verifieerbaarheid van ondertekeningsgegevens versterkt en de controleerbaarheid van de [informatievoorziening ] richting [uw ] raad verder verbeterd.
Hiermee is de door uw raad gesignaleerde afwijking onderzocht, zijn de feiten vastgesteld en worden aanvullende maatregelen getroffen om de controleerbaarheid van de informatievoorziening richting uw raad verder te versterken.
```